高等学校等就学支援金の支給に関する法律(平成22年法律第18号。以下「法」という。)第4条に基づき、高等学校等就学支援金(以下「就学支援金」という。)の受給資格の認定を申請する生徒又は学生並びに受給権者の総称をいう。

学校教育法(昭和22年法律第26号)第16条に規定する保護者その他申請者の就学に要する経費を負担すべき者として、高等学校等就学支援金の支給に関する法律施行令(平成22年政令第112号。)第1条第1項で定める者をいう。

高等学校等就学支援金の支給に関する法律施行規則(平成22年文部科学省令第13号。以下「規則」という。)第3条第1項に規定する課税証明書等で、保護者等の収入状況を明らかにすることのできる書類をいう。

次号に規定する個人番号関係事務について、申請から認定までの作業を行う機能を備えた事務処理用ウェブアプリケーション(以下「事務処理システム」という。)と、特定個人情報の照会を行う中間サーバー等(以下「個人番号システム」という。)からなるシステム一式をいう。この場合において、事務処理システムと、特定個人情報を扱う個人番号システムのネットワークは物理的に分離されていなければならない。

申請、支給可否の判定及び支給額の算出を行う機能並びに就学支援金の支給状況の記録等を有するシステムをいう。情報連携により照会した税額情報を記録することによって支給可否の判定及び支給額の算出を行う。なお、学校においては事務処理システムでは個人番号は扱わない。

申請者等が就学支援金の受給資格の認定を受けるために提出する書類一式であり、規則に基づく申請様式又は届出様式と、個人番号カード(写)貼付台紙及び身元確認書類、又は課税証明書等が含まれる。ただし、インターネット経由での電子申請を行った場合は申請様式の提出は不要とする。

申請者等から提出された特定個人情報を転記するエクセルマクロツールをいう。

事務取扱担当者は、第3条に規定する事務を処理するために必要があるときは、申請者等に対し、利用目的をあらかじめ明示した上で、個人番号の提供を求めるものとする。この場合においての「明示」の方法は、利用目的を記載した書類の提示(電子メールによる送信等の提示を含む。)の方法等によることとする。

事務取扱担当者は、原則として、個人番号カード、運転免許証、旅券、当該高等学校等で発行した本人の写真の表示のある学生証等(以下「身元確認書類」という。)により、申請者等の身元確認を行うものとする。ただし、申請者等本人に相違ないことが明らかに判断できる者又は以前に身元確認を行った申請者等については、事務取扱担当者が申請者等を知覚し、特別支援学校に所属する申請者等であることを認識することにより身元確認を行うことができる。

事務取扱担当者は、申請者等が添付した本人の身元確認書類の写しにより、身元確認を行うものとする。

事務取扱担当者は、申請者等に対して、個人番号カード等の写しの提出を求め、番号確認を行うものとする。この場合において、提出を受けた個人番号情報が一致しないときは、事務取扱担当者は、申請者等に対し、再度個人番号カード等の提示又は写しの提出を求めることにより、番号確認を行うものとする。

申請者等である生徒又は学生は、番号法第2条第13項に規定する個人番号関係事務実施者として、保護者等の身元確認を行うこととなるため、事務取扱担当者は、当該保護者等の身元確認を要しない。

事務取扱担当者は、申請者等が添付した保護者等の身元確認書類の写しにより、身元確認を行うものとする。

事務取扱担当者は、当該保護者等に身元確認書類の提示を求め、身元確認を行う。ただし、当該保護者等の一方の身元確認書類の提示又は当該書類の写しの提出がない場合は、当該保護者等のもう一方が個人番号関係事務実施者として当該保護者等の一方を知覚し、認識することにより身元確認を行うことができる。

事務取扱担当者は、申請者等又は保護者等に対して、当該保護者等の個人番号カード等の写しの提出を求め、番号確認を行うものとする。この場合において、提出を受けた個人番号情報が一致しないときは、事務取扱担当者は、申請者等に対し、再度個人番号カード等の提示又は写しの提出を求めることにより、番号確認を行うものとする。

事務取扱担当者が、申請者等又は保護者等から特定個人情報等の提供を受ける場合は、対面又は郵送によるものとする。この場合において、郵送により特定個人情報等を受領する場合には、差出人に対して、書留等の追跡可能な移送手段の利用を推奨し、宛先を周知する。

特定個人情報等を受領した際は、受領年月日、受領者の氏名、その他必要な事項を特定個人情報等管理簿(様式2)(以下「様式2」という。)記載するものとする。

事務取扱担当者は、第3条に規定する事務について特定個人情報等を利用するものとする。この場合において、高等学校等就学支援金の支給に係る個人番号関係事務を行うために提供を受けた特定個人情報等は、次に掲げる当該個人番号関係事務以外の事務において利用してはならない。

事務処理システムから、申請者等の学校名、ログインID、生徒氏名(ふりがな)、学年、保護者等の保護者等ID、氏名(フリガナ)、生年月日が記載された宛名新規発番依頼ファイルを出力し、個人番号登録ツールへ読み込ませた後、当該個人番号登録ツール上で個人番号カード(写)貼付台紙に記載された保護者等の個人番号情報を転記する。その後、個人番号登録ツール及び個人番号登録ツールから出力した宛名新規発番依頼ファイルの電子データをCD―R等の電磁的記録媒体に保存する。

保護管理者は、事務取扱担当者が第3条に規定する事務を遂行するために特定個人情報等を取扱う場合であっても、特定個人情報等の複製、送信又は特定個人情報等が記録されている電磁的記録媒体の外部への送付若しくは持出し等を行うことができる場合を限定する。この場合において事務取扱担当者は、特定個人情報等の取扱いに際して、保護管理者の指示に従わなければならない。

事務取扱担当者は、事務取扱担当者以外の者により特定個人情報等が覗き見られることを防止するため、適当な作業スペースの確保、間仕切りの設置等の措置が講じられた区域(取扱区域)内において、個人番号関係事務を行うものとする。

事務取扱担当者は、取得した個人番号について、個人番号関係事務を行う必要が生じたときに円滑に利用できる形で管理するものとする。この場合において、事務取扱担当者は、個人番号登録ツールの業務マニュアルに定める手順に従って個人番号登録ツールに個人番号情報を転記し、保護管理者の確認を受けた上で、特定個人情報ファイルとして管理するものとする。

特定個人情報ファイルの管理は、取得から廃棄までの全ての段階において、第4条第1号及び第2号に規定する特定個人情報ファイルについて、様式2により適切に管理するものとする。この場合において特定個人情報ファイルは、事務取扱担当者以外の者が取扱うことができないよう、施錠可能な書棚等への保管、アクセス制御の実施等の物理的及び技術的安全管理措置を講じた上で保存するとともに、同条に規定する特定個人情報ファイルは、文部科学省へ送付した後は電子データを含めて破棄しなければならない。

文書書類として保有する特定個人情報ファイルについては、当該特定個人情報ファイルの内容、簿冊数等を明瞭かつ正確に管理するため、簿冊の背表紙に名称(内容)及び番号を振る等の措置を講じるものとする。

電磁的記録媒体に記録する特定個人情報ファイルについては、当該特定個人情報ファイルの内容、ファイル数を明瞭かつ正確に管理するため、ファイル名に名称(内容)及び番号を振る等の措置を講じるものとする。また、特定個人情報ファイルを保存するときには、英大文字小文字＋数字＋記号を複雑に組み合わせた10桁以上のパスワードを設定し、当該パスワードの読取防止等の措置を講ずるものとする。

保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱いの状況を確認する手段として、様式2に当該特定個人情報等の利用(入力・修正・閲覧・確認等)、保管、提供及び廃棄等の取扱いの状況について記録(以下「当該記録」という。)し、次に掲げる方法により文部科学省へ当該記録を提出するとともに、必要に応じ特別支援学校において適切に保管するものとする。この場合において、当該記録には、個人番号情報を記録してはならない。

事務取扱担当者は、第3条に規定する事務に係る書類等を当該事務で定められた提出先に提出するときは、保護管理者の確認を受けるものとする。

事務取扱担当者は、第3条に規定する事務に係る書類等を当該事務で定められた提出先に提出するに当たっては、当該書類等に応じ、次に掲げる方法によるものとする。

到着予定日等について事前に文部科学省の事務取扱担当者へ連絡するとともに、受領した事実を証明可能であり、かつ、配送中の紛失等が生じた場合の責任の所在が明確となる方法(書留等)により、文部科学省の事務取扱担当者が指定する宛先へ送付するものとする。

持参日時について事前に文部科学省の事務取扱担当者へ連絡するとともに、特定個人情報等が記載された書類等については、封緘、目隠しシールの貼付等を行い、かつ、施錠可能な搬送容器を使用し、文部科学省の事務取扱担当者へ直接手渡すものとする。

事務取扱担当者は、第3条に規定する事務に係る書類等を当該事務で定められた提出先に提出したときは、様式2に提供した年月日、提供を担当した事務取扱担当者の氏名、提供の方法等について記録し、保護管理者の確認を受けるものとする。

事務取扱担当者は、第3条に規定する事務のうち、個人番号登録ツール及び宛名新規発番依頼ファイルの電子データ並びに個人番号カード(写)貼付台紙については、文部科学省において受領したことを双方で確認できた段階で、個人番号登録ツール及びその作成のために保存した文書及び電子データをすみやかに復元できない方法で廃棄又は削除するものとする。

事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルについて、溶解、電磁的記録媒体等の破壊等の復元できない方法により適切に廃棄又は削除するものとする。

事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルを廃棄又は削除したときは、当該特定個人情報ファイルの名称、責任者及び役職、廃棄した件数及び内容の記録を様式2に記載し、保護管理者の確認を受けるものとする。

事務取扱担当者は、廃棄を委託した場合は委託先による廃棄を証明する記録等を受領した上で様式2に記載し、保護管理者の確認を受けるものとする。この場合において、当該廃棄等の記録には、個人番号情報は記録しないものとする。

附則

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