○福島大学文書処理規程
平成5年12月14日
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、国立大学法人福島大学法人文書管理規則(平成23年3月29日制定。以下「法人文書管理規則」という。)第27条の規定に基づき、国立大学法人福島大学(以下「本学」という。)における文書の処理、決裁及び保存について必要な事項を定め、もって事務の円滑かつ確実な処理を図ることを目的とする。
(用語の定義)
第2条 この規程において「法人文書」及び「文書」とは、その内容が本学の所掌事務に係るもので、次の各号に掲げるものをいう。
一 起案文書
二 役職名又は組織名をあて名とする接受文書
三 役職名又は組織名をもって発送する文書
2 この規程で用いる用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
二 「部局長」とは、前号に定める部局の長をいう。
三 「決裁」とは、この規程に定めるところにより、それぞれの文書についての最終責任者の承認を得ることをいう。
四 「専決」とは、この規程の定めるところにより、名義者の決裁する事項のうち特定の事項に限り、名義者以外の者が名義者の名において決裁することをいう。
五 「特殊文書」とは、親展文書及び特殊郵便物(書留、内容証明、配達証明及び小包)をいう。
(文書の処理)
第3条 文書の処理に当たっては、迅速かつ正確を期するとともに、処理後の保管を適確に行わなければならない。
2 職員が出張、休暇等で不在となる場合は、あらかじめ文書の処理状況を上司に報告し、事務が停滞しないようにしなければならない。
(文書処理)
第4条 この規程に基づく文書事務を担当するための課及び室(以下「課等」という。)は、別表第一のとおりとする。
(文書の記号及び番号)
第5条 接受文書及び発送文書には、次のとおりの文書記号及び文書番号を付すものとする。
総務課 福大総第 号
人事課 福大人事第 号
財務課 福大財第 号
施設課 福大施第 号
教務課 福大教第 号
学生・留学生課 福大学留第 号
キャリア支援課 福大キャリ第 号
入試課 福大入第 号
研究・地域連携課 福大研地第 号
学術情報課 福大図第 号
学長室 福大学長第 号
監査室 福大監第 号
保健管理センター 福大保第 号
情報基盤センター 福大情第 号
国際交流センター 福大国第 号
アドミッションセンター 福大ア第 号
教職課程センター 福大教職第 号
キャリアセンター 福大キ第 号
地域未来デザインセンター 福大地第 号
環境放射能研究所 福大環第 号
人間発達文化学類 福大人第 号
行政政策学類 福大行第 号
経済経営学類 福大経第 号
共生システム理工学類 福大共第 号
食農学類 福大農第 号
地域デザイン科学研究科 福大地研第 号
共生システム理工学研究科 福大共研第 号
食農科学研究科 福大農研第 号
教職実践研究科 福大教研第 号
附属図書館 福大図第 号
附属幼稚園 福大幼第 号
附属小学校 福大小第 号
附属中学校 福大中第 号
附属特別支援学校 福大特第 号
2 文書番号は、必要に応じ枝番号を付すことができる。
3 文書番号は、毎年4月1日をもって更新するものとする。
4 同一案件の文書番号は、前項の規定にかかわらず当該案件が完結するまで用いるものとする。
第2章 文書の接受等及び処理
(文書の接受等)
第6条 接受文書は、総務課において接受し、当該文書を受領する各課等へ送付するものとする。
2 各課等は、前項の規定に基づき送付された文書を受理するものとする。
3 第1項の規定にかかわらず、各課等へ直接接受される文書、簡易な文書及び職員、学生等から提出される文書は、当該文書を受領する各課等で直接受理することができる。
2 公文書と認められる特殊文書で、名あて人が不在のため事務処理に支障をきたすおそれがあるときは、前項の規定にかかわらず、あらかじめ名あて人が指名した者が開封し閲覧することができる。
3 特殊文書を開封し閲覧した者が、当該文書について第6条に基づく処理が適当と認めたときは、直ちに当該文書を担当する課等に回付するものとする。
第3章 起案
2 起案文書は一案件について一起案とし、冒頭に件名を付すこと。ただし、本文により件名が明瞭な場合は、これを省略して差し支えない。
3 起案文書を作成するときは、正確かつ簡明に表現するものとする。
4 起案文書には、必要に応じ関連文書を末尾に添付又は参考事項を付記するものとする。
5 起案の内容により、特に説明を必要とする文書には、起案の趣旨、経緯等決裁の参考となる事項を原議書の「備考、希望、意見等記入欄」に記入するものとする。
(文書の区分)
第10条 起案文書は、次の区分によって起案し、当該文書の区分を件名の最後にかっこ書きで明示するものとする。
通知 一定の事実、処分及び意志を伝達する文書
依頼 依頼に関する文書
照会 照会に関する文書
回答 依頼、照会及び通知等に対して回答する文書
協議 協議に関する文書
報告 法令等に基づいて官庁に報告又は提出する文書
上申 人事の上申に関する文書
申請 許可、認可及び承認等を求めるための文書
契約 契約の締結に関する文書
進達 文部科学省又は他官庁へ取り次いで届ける文書
制定 規則、規程、基準及び内規等の制定に関する文書
証明 事実の証明に関する文書
供閲 閲覧に供する文書
伺い 前各区分に掲げるもの以外の伺いに関する文書
事務連絡 事務的な連絡文書
(供閲の方法)
第11条 配布を受けた文書で、その内容により早急に処理することができないものは、処理の方針等を原議書に記入し供閲するものとする。
第4章 回議
(合議)
第12条 起案文書の内容が、他の部局及び課等に関係があるときは、あらかじめ関係の部局及び課等と協議の上起案し、合議しなければならない。ただし、決裁後に通知又は当該文書の写しを送付することをもって足りる場合は、この限りでない。
2 合議を受けた部局及び課等は、当該部局長並びに課長又は室長の承認を得た後、起案文書を起案の部局及び課等に返付するものとする。
(合議文書の訂正)
第13条 合議を受けた部局及び課等において、起案文書を訂正する必要が生じた場合は、起案した部局及び課等と協議の上、当該文書を訂正するものとする。
(至急文書の処理)
第14条 至急に処理を要する文書は、原議書の右上辺に付せんをし、他の文書に優先して処理するものとする。
第15条 削除
第5章 決裁及び名義
(決裁)
第16条 起案文書は、名義者の決裁を得て施行しなければならない。
2 接受文書のうち供閲文書として起案するときは、受信者の決裁を受けるものとする。
3 起案文書及び接受文書の内容が重要と認められる場合は、当該文書の名義者又は受信者にかかわらず上司の承認を得るものとする。
(文書の名義者)
第17条 文書の発信名義者は、別表第二のとおりとする。
(文書の経由)
第18条 削除
(代理決裁)
第19条 起案文書の決裁者が出張等で不在の場合は、特に重要なものを除き代理決裁によることができる。ただし、事後速やかに決裁者の承認を得なければならない。
2 代理決裁者は、次の各号に掲げる者とする。
一 学長決裁については、副学長又は事務局長
二 部局長(各附属学校園長を除く。)の決裁については、当該課等の課長及び室長
三 各附属学校園長の決裁については、当該附属学校の副校長又は附属幼稚園の教頭
2 共済組合関係の専決事項及び専決者は、別表第四のとおりとする。
(起案文書の変更及び廃案)
第21条 決裁前に起案文書の内容に重要な変更があったとき、又は起案文書が廃案になったときは、起案者は上司及び合議先にその旨を報告しなければならない。
第6章 施行及び発送
(起案文書の施行日)
第22条 決裁を受けた起案文書(以下「決裁文書」という。)の施行日は、決裁の月日とする。ただし、特別の理由がある場合は、決裁日と異なる施行日とすることができる。
(公印の使用)
第23条 公印は、福島大学公印規程(昭和56年7月1日制定)の定めるところにより使用しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、学内相互間の文書及び学外への発送文書のうち決裁者又は専決者が認めたものについては、公印の押印を省略することができる。
3 前項の規定により公印の押印を省略しようとする場合は、起案文書に「公印省略」と明記して決裁を受け、文書の公印押印箇所に「(公印省略)」と記入するものとする。
(発送)
第24条 文書の発送は、起案した部局及び課等において行うものとする。
2 文書の発送は、次により処理するものとする。
一 郵送するものについては、郵便物発送依頼票(様式第6号)に必要事項を記入するものとする。
3 前項の規定により文書を発送するときは、文書処理簿に必要事項を記入し、起案した部局及び課等において、原議書に施行年月日を記入するものとする。
第7章 秘密文書の取扱い
(秘密文書)
第25条 秘密文書とは、第2条第1項各号に掲げる文書及びその写しのうち、秘密保全の必要のあるものをいう。
2 秘密文書の指定は、当該課長又は室長が行うものとする。
3 前項の指定を行うときは、あらかじめ秘密文書として取り扱う期間を定めなければならない。
(秘密の保持)
第26条 秘密文書は、上司の指示を受けて処理し、秘密が漏れないよう細心の注意を払って取り扱わなければならない。
(秘密文書の処理)
第27条 秘密文書の回議にあたっては、原議書にその旨を表示し、原則として当該課長又は室長の指名する者が持ち回りによって処理しなければならない。
(写しの作成)
第28条 秘密文書の写しを作成する必要がある場合は、決裁者の承認を得て行い、原議書にその部数及び配布先を明記しなければならない。
(処分)
第29条 秘密文書を保管する必要がなくなったときは、当該課長又は室長の決裁を得て、復元できない方法により処分するものとする。
第8章 保存及び廃棄
(保存期間及び分類)
第30条 法人文書管理規則第14条に基づく文書の保存期間の区分及び分類の基準は、別表第五のとおりとする。
2 保存期間の計算については、法人文書管理規則の定めるところによる。
(完結文書)
第31条 文書は、当該文書の案件の処理が終わったときをもって完結するものとする。
2 完結文書(帳簿、台帳、図書等を含む。)は、保存期間及び事項別に分類し、原則として年度別に保存しなければならない。
(文書の保存、廃棄)
第32条 文書の保存、廃棄については、法人文書管理規則の定めるところによる。
第9章 雑則
(他の法令等との調整)
第33条 この規程にかかわらず、法律及びこれに基づく命令の規定により、法人文書の分類、作成、保存、廃棄その他の法人文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによるものとする。
(雑則)
第34条 この規程に定めるもののほか、文書の処理、決裁及び保存等に関し必要な事項は、事務局にあっては学長が、その他の部局にあっては、学長の承認を得て部局長がそれぞれ細則で定めることができるものとする。
2 この規程の運用に関し、疑義あるときは事務局長がこれを決定する。
附則
1 この規程は、平成5年12月14日(以下「施行日」という。)から施行する。
2 福島大学文書処理規程(昭和31年1月1日制定)、福島大学文書整理保存規程(昭和31年1月1日制定)及び福島大学文書決裁規程(昭和41年1月1日制定)は廃止する。
3 第26条第2項第1号の規定は、平成5年度完結の文書から適用する。
4 この規程の施行日において、現に使用している文書記号及び文書番号については、第5条第1項の規定にかかわらず、平成6年3月31日までの接受文書及び発送文書に使用するものとする。
5 この規程の施行日に、すでに保存年限の経過した文書は、当該課等において保存文書廃棄伺により、速やかに処理するものとする。
附則
この規程は、平成6年9月6日から施行する。
附則
この規程は、平成6年9月27日から施行し、平成6年9月1日から適用する。
附則
この規程は、平成7年5月16日から施行し、平成7年4月1日から適用する。
附則
この規程は、平成8年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成9年4月11日から施行し、平成9年4月1日から適用する。
附則
この規程は、平成12年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成13年2月13日から施行し、平成13年1月6日から適用する。
附則
この規程は、平成13年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成13年4月17日から施行し、平成13年4月1日から適用する。
附則
この規程は、平成13年12月4日から施行し、平成13年4月1日から適用する。
附則
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成15年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成15年10月1日から施行する。
附則
この規程は、平成16年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成16年4月13日から施行する。
附則
この規程は、平成16年10月1日から施行する。
附則
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成18年1月17日から施行し、平成18年1月1日から適用する。
附則
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成20年3月31日から施行し、平成19年12月26日から適用する。
附則
この規程は、平成22年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成22年4月28日から施行し、平成22年4月1日から適用する。
附則
この規程は、平成23年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成25年9月3日から施行し、平成25年7月1日から適用する。
附則
この規程は、平成26年10月1日から施行する。ただし、別表第一中「地域創造支援センター」に係る改正規定については、平成25年10月1日から適用する。
附則
この規程は、平成27年2月10日から施行する。
附則
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成31年4月1日から施行する。
附則
この規程は、令和2年4月1日から施行する。
附則
この規程は、令和2年7月7日から施行する。
附則
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附則
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
附則
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
附則
この規程は、令和5年4月1日から施行する。
別表第一(第4条関係)
担当区分 部局・課等 | 部局担当課等 | |
事務局 | 総務課 | 総務課 |
人事課 | 人事課 | |
財務課 | 財務課 | |
施設課 | 施設課 | |
教務課 | 教務課 | |
学生・留学生課 | 学生・留学生課 | |
キャリア支援課 | キャリア支援課 | |
入試課 | 入試課 | |
研究・地域連携課 | 研究・地域連携課 | |
学術情報課 | 学術情報課 | |
学長室 | 学長室 | |
監査室 | 監査室 | |
教育推進機構 | 教務課 | |
研究推進機構 | 研究・地域連携課 | |
保健管理センター | 学生・留学生課 | |
情報基盤センター | 学術情報課 | |
国際交流センター | 学生・留学生課 | |
アドミッションセンター | 入試課 | |
教職課程センター | 教務課 | |
キャリアセンター | キャリア支援課 | |
地域未来デザインセンター | 研究・地域連携課 | |
環境放射能研究所 | 環境放射能研究所事務室 | |
人間発達文化学類(人間発達文化学類附属学校臨床支援センターを含む。) | 人間発達文化学類支援室 | |
行政政策学類 | 行政政策学類支援室 | |
経済経営学類 | 経済経営学類支援室 | |
共生システム理工学類 | 共生システム理工学類支援室 | |
食農学類(食農学類附属発酵醸造研究所を含む。) | 食農学類支援室 | |
地域デザイン科学研究科 | 人間発達文化学類支援室、行政策学類支援室及び経済経営学類支援室 | |
共生システム理工学研究科 | 共生システム理工学類支援室 | |
食農科学研究科 | 食農学類支援室 | |
教職実践研究科 | 人間発達文化学類支援室 | |
附属図書館 | 学術情報課 | |
附属学校園 | 附属学校園支援室(各附属学校園担当) | |
別表第二(第17条関係)
文書の発信名義者
事項 | 発信名義者 |
1．法人の登記に関するもの 2．経理関係事務に関するもの 3．研究契約、競争的研究資金及び知的財産関係事務に関するもの 4．前各号に掲げるもののほか、国立大学法人福島大学長の名義を用いることが適当と認められるもの | 国立大学法人 福島大学長 |
1．法令等に基づく主管官公庁等への協議、申請、届出、報告等に関するもの 2．法令等に基づく承認、許可、認定等に関するもの 3．規程等の制定及び改廃その他重要な告示及び声明等に関するもの 4．大学の重要な儀式及び行事等に関するもの 5．大学の重要な人事に関するもの 6．教育研究組織及び教育研究施設並びに大学院その他これに準ずるものの設置又は改廃に関するもの 7．大学の管理運営に関するもののうち特に重要なもの 8．概算要求、予算要求及び予算配分の方針に関するもの 9．学生の身分及び学生指導に関するもののうち重要なもの 10．役員会等大学の重要な会議の招集に関するもの 11．前各号に掲げるもののほか、福島大学長の名義を用いることが適当と認められるもの | 福島大学長 |
共済組合に関するもの | 支部長 |
1．学外に対する各種照会のうち重要なもの 2．予算配分に関すること。 3．学生の学生指導及び学生団体に対する指導上の措置に関するもの 4．学生生活委員会及び入学試験委員会等の重要な会議の提出資料に関するもの 5．体育施設、課外活動施設、厚生施設及び学生寮の管理運営に関するもの 6．前各号に掲げるもののほか、副学長の名義を用いることが適当と認められるもの | 副学長 |
監査(監査の通知及び報告)に関すること | 監事 |
1．法令等に基づく主管官公庁等への協議、申請、届出、報告等に関するもの 2．主管官公庁等からの通達類の学内通知に関するもの 3．学外に対する各種照会のうち重要なもの 4．役員会等大学の重要な会議の提出資料に関するもの 5．学生の学生指導及び学生団体に対する指導上の措置に関するもの 6．事務局の2以上の課等の所掌事務に係るもの 7．前各号に掲げるもののほか、事務局長の名義を用いることが適当と認められるもの | 事務局長 |
1．法令等に基づく学長への協議、申請及び報告等に関するもの 2．部局の儀式及び行事等に関するもの 3．部局の人事に関するもの 4．部局の概算要求及び予算要求に関するもの 5．学外に対する各種照会のうち重要なもの 6．前各号に掲げるもののほか、部局の長の名義を用いることが適当と認められるもの | 学類長 (研究科長を含む。) 附属図書館長 |
1．教育推進機構における決定事項のうち重要なもの 2．前号に掲げるもののほか、教育推進機構長の名義を用いることが適当と認められるもの | 教育推進機構長 |
1．研究推進機構における決定事項のうち重要なもの 2．前号に掲げるもののほか、研究推進機構長の名義を用いることが適当と認められるもの | 研究推進機構長 |
1．学生の保健管理に関するもの 2．前号に掲げるもののほか、保健管理センター所長の名義を用いることが適当と認められるもの | 保健管理センター所長 |
1．情報基盤に関するもの 2．前号に掲げるもののほか、情報基盤センター長の名義を用いることが適当と認められるもの | 情報基盤センター長 |
1．国際交流に関するもの 2．前号に掲げるもののほか、国際交流センター長の名義を用いることが適当と認められるもの | 国際交流センター長 |
1．アドミッションセンターに関するもの 2．前号に掲げるもののほか、アドミッションセンター長の名義を用いることが適当と認められるもの | アドミッションセンター長 |
1．教職課程に関するもの 2．前号に掲げるもののほか、教職課程センター長の名義を用いることが適当と認められるもの | 教職課程センター長 |
1．キャリアセンターに関するもの 2．前号に掲げるもののほか、キャリアセンター長の名義を用いることが適当と認められるもの | キャリアセンター長 |
1．地域未来デザインセンターに関するもの 2．前号に掲げるもののほか、地域未来デザインセンター長の名義を用いることが適当と認められるもの | 地域未来デザインセンター長 |
1．環境放射能研究所に関するもの 2．前号に掲げるもののほか、環境放射能研究所長の名義を用いることが適当と認められるもの | 環境放射能研究所長 |
課等の所掌事務のうち課長又は室長の名義を用いることが適当と認められるもの | 主管課長又は室長 |
附属学校園の所掌事務のうち附属学校園長の名義を用いることが適当と認められるもの | 附属学校園長 |
人間発達文化学類附属学校臨床支援センターの所掌事務のうち人間発達文化学類附属学校臨床支援センター長の名義を用いることが適当と認められるもの | 人間発達文化学類附属学校臨床支援センター長 |
食農学類附属発酵醸造研究所の所掌事務のうち食農学類附属発酵醸造研究所長の名義を用いることが適当と認められるもの | 食農学類附属発酵醸造研究所長 |
別表第三(第20条第1項関係)
専決事項
事項 | 決裁名義者 | 専決者 |
(事務局、各機構、各センター及び研究所の共通事項) | ||
1．法令等に基づき学長名で行う主管官公庁等への協議、申請及び報告等のうち定型的なもの又は簡易なもの | 学長 | 事務局長、課長又は室長、各センター長又は研究所長 |
2．学長名で行う通知、照会等のうち簡易なもの | 〃 | 〃 |
3．副学長名で行う通知、照会等のうち簡易なもの | 副学長 | 〃 |
4．事務局長名で行う通知、照会等のうち簡易なもの | 事務局長 | 主管課長又は室長 |
5．教員の研修(海外研修旅行を含む。)に関するもの | 学長 | 各センター長又は研究所長 |
6．自家用車の業務使用に関するもの | 事務局長 | 総務課長 |
7．諸謝金に関するもの | 〃 | 課長又は室長 |
8．会議費に関するもの | 〃 | 財務課長 |
(総務課関係) | ||
1．公印の作成、改刻及び廃止に関するもの | 学長 | 事務局長 |
2．国立大学協会及び日本学術会議その他特殊法人からの各種照会、回答に関するもののうち簡易なもの | 〃 | 総務課長 |
3．学校基本調査等法令に基づく各種調査、統計及び報告に関するもの | 〃 | 〃 |
4．大学の規則集の編集に関するもの | 事務局長 | 〃 |
5．広報誌に関すること | 学長 | 副学長 |
6．校友会・基金支援室において行う大学の基金支援等に関すること | 〃 | 事務局長 |
7．後援名義に関するもの | 学長 | 副学長 |
(人事課関係) | ||
1．職員の俸給決定及び職員の普通昇給に関するもの | 学長 | 副学長 |
2．扶養親族、通勤手当、住居手当及び単身赴任手当の認定及び決定に関するもの | 〃 | 〃 |
3．寒冷地手当に係る世帯等区分の認定に関するもの | 〃 | 〃 |
4．東北地区国立大学法人等職員採用試験名簿の提示請求及び任用結果の通知に関するもの | 〃 | 〃 |
5．非正規職員の任用及び給与の決定に関するもの | 〃 | 〃 |
6．職員の退職手当の決定に関するもの | 〃 | 〃 |
7．履歴事項の証明及び証明依頼に関するもの | 〃 | 人事課長 |
8．人事記録の追加及び移管に関するもの | 〃 | 副学長 |
9．定期的人事報告に関するもの | 〃 | 事務局長 |
10．職員(部局長を除く。)の兼業(自営及び営利企業の兼業を除く。)の許可等に関するもの | 〃 | 〃 |
11．職員のレクリエーションの実施に関するもの | 〃 | 〃 |
12．職員の研修及び講習に関するもの | 〃 | 〃 |
13．非正規職員の社会保険等に関するもの | 〃 | 〃 |
14．非正規職員の社会保険の簡易な証明に関するもの | 〃 | 人事課長 |
15．勤労者財産形成貯蓄の契約金融機関の指定及び幹事金融機関の選定に関するもの | 〃 | 事務局長 |
16．管理職員等の指定及び解除の通知に関するもの | 〃 | 副学長 |
(財務課関係) | ||
1．財務会計諸規程等の制定及び改廃に関するもののうち簡易なもの | 学長 | 事務局長 |
2．経理責任者等の補助者の命免に関するもの | 事務局長 | 財務課長 |
3．予算の要求に関するもの(概算要求に関するものを除く。) | 学長 | 事務局長 |
4．決算関係調書等に関するもの | 〃 | 〃 |
5．補助金の交付に関するもの | 〃 | 〃 |
6．資産(動産)に係る諸報告に関するもの | 事務局長 | 財務課長 |
7．受託研究費等の立替えの承認に関するもの | 学長 | 事務局長 |
(施設課関係) | ||
1．施設整備事業に関するもの | 学長 | 事務局長 |
2．工事に係る一般競争の資格審査に関するもの | 〃 | 〃 |
3．工事に係る諸手続きに関するもの | 〃 | 〃 |
4．施設の維持保全に係る諸手続きに関するもの | 〃 | 〃 |
5．施設実態調査等に関するもの | 〃 | 〃 |
6．資産に係る申請及び協議に関するもののうち簡易なもの | 〃 | 事務局長 |
7．資産(不動産)に係る諸報告に関するもの | 〃 | 〃 |
8．資産の登記に関するもの | 〃 | 〃 |
9．資産の監守計画に関するもの | 〃 | 事務局長 |
10．職員の宿舎に関するもの | 〃 | 〃 |
11．災害防止、防火管理に関するもの | 〃 | 副学長 |
12．固定資産税に関するもの | 〃 | 事務局長 |
(教務課関係) | ||
1．共通教育施設(体育施設を除く)の管理運営に関するもの | 学長 | 副学長 |
2．学生に関する各種調査及び報告に関するもの | 〃 | 〃 |
3．学生の休学、復学、転学、退学及び留学に関するもの | 〃 | 副学長又は学類長(研究科長を含む。) |
4．科目等履修生及び研究生の入退学及び聴講許可に関するもの | 〃 | 副学長 |
(学生・留学生課関係) | ||
1．学生・留学生課の所掌に係る全学的に行う学生の諸行事又は他大学と連合して行う学生の諸行事に関するもの | 学長 | 副学長 |
2．大学会館、課外施設及び体育施設の管理運営に関するもの | 〃 | 〃 |
3．学生便覧及び学生広報誌等の編集発行に関するもの | 〃 | 〃 |
4．学生の団体(グループ)旅客運賃割引に関するもの | 〃 | 〃 |
5．学生の旅客運賃割引証に関するもの | 〃 | 〃 |
6．学生の厚生施設の管理運営に関するもの | 〃 | 〃 |
7．学生寮の管理運営に関するもの | 〃 | 〃 |
8．入学料、授業料及び寄宿料の免除並びに授業料の徴収猶予に関するもの | 〃 | 〃 |
9．奨学金に関するもの | 〃 | 〃 |
10．留学生の受入れ及び派遣に関するもの | 〃 | 〃 |
11．外国人留学生の奨学金に関するもの | 〃 | 〃 |
12．外国人留学生の援助に関するもの | 〃 | 〃 |
13．福島県留学生交流推進会議に関するもの | 〃 | 〃 |
14．学生に関する各種調査及び報告に関するもの | 〃 | 〃 |
(入試課関係) | ||
1．大学入学共通テストの実施に関するもの | 学長 | 副学長 |
2．学生募集要項及び大学案内等の編集発行に関するもの | 〃 | 〃 |
3．入学試験に係る各種調査及び報告に関するもの | 〃 | 〃 |
(研究・地域連携課関係) | ||
1．科学研究費補助金に関するもの | 学長 | 副学長 |
2．研究者の受入れ及び派遣に関するもの | 〃 | 〃 |
3．学術奨励及び研究助成金に係る応募申請に関するもの | 学長(副学長を含む) | 研究・地域連携課長 |
4．共同研究等外部資金等の契約・申請等に関するもの | 学長 | 副学長 |
5．知的財産の保護、育成、管理及び活用等に関するもの | 〃 | 〃 |
6．技術移転等の契約等に関するもの | 〃 | 〃 |
7．安全保障輸出管理に関するもの | 〃 | 〃 |
(監査室関係) | ||
出納責任者等の交替検査又は定時検査若しくは臨時検査に関するもの | 学長 | 監査室長 |
(学類、附属図書館及び附属学校園共通) | ||
1．教員の研修(海外研修旅行を含む。)に関するもの | 学長 | 部局長 |
2．部局長名で行う通知、照会等のうち簡易なもの | 部局長(研究科長を含む。) | 学術情報課長、各学類支援室長又は副校長(附属幼稚園においては教頭) |
3．部局長又は部局名で行う証明のうち簡易なもの | 〃 | 〃 |
(附属学校園) | ||
特別支援教育就学奨励交付金及び高等学校等就学支援金に関するもの | 学長又は部局長 | 部局長 |
※決裁名義者又は専決者が副学長又は事務局長である場合において、当該副学長又は事務局長が理事を兼務する場合は、その業務に応じ理事として、当該文書を処理することができる。
別表第四(第20条第2項関係)
共済組合専決事項
事項 | 決裁名義者 | 専決者 |
1．共済組合員の資格の得喪その他共済組合員に関するもの | 支部長 | 事務局長 |
2．標準報酬の月額の決定及び改定その他標準報酬に関するもの | 〃 | 〃 |
3．共済組合被扶養者の認定に関するもの | 〃 | 〃 |
4．内部監査の実施及び監査員の任命に関するもの | 〃 | 〃 |
5．長期及び短期給付の決定及び支払いに関するもの | 〃 | 〃 |
6．貸付の審査及び決定その他貸付に関するもの | 〃 | 〃 |
7．共済組合法に規定する損害賠償の請求権の行使に関するもの | 〃 | 〃 |
8．共済組合福祉事業の運営に関するもの(保健経理によるもの) | 〃 | 〃 |
9．人間ドック契約に関するもの | 〃 | 〃 |
10．積立貯金及び団体終身保険に関するもの | 〃 | 〃 |
11．共済組合の掛金及び負担金の収納又は掛金の還付に関するもの | 〃 | 〃 |
12．資金の回送申請及び通知に関するもの | 〃 | 〃 |
13．共済組合の事業報告書及び出納計算書又は決算書の提出に関するもの | 〃 | 〃 |
14．共済組合の資産の管理その他財務に関するもの | 〃 | 〃 |
15．各種証明書の発行に関するもの | 〃 | 〃 |
16．支部長名をもって処理する文書のうち定型的又は簡易なもの | 〃 | 〃 |
別表第五(第30条関係)
福島大学標準文書保存期間基準
管理運営関係文書
文書の類型 | 保存期間(年) | 備考 |
教育研究組織の設置及び改廃に関するもの | 30 | |
教育、研究、診療及び事務組織の設置並びに改廃に関するもの | 30 | |
役員会・運営会議・合同会議の記録に関するもので重要なもの | 30 | |
経営協議会の記録に関するもので重要なもの | 30 | |
教育研究評議会・教員会議の記録に関するもので重要なもの | 30 | |
法令・規則・通達等で本学の規則の規範となるもの | 30 | |
諸規則の制定・改廃に関するもの | 30 | |
中期目標・中期計画・年度計画に関するもの | 30 | |
福島大学運営計画に関するもの | 30 | |
大学評価に関するもの | 30 | |
公印の制定、廃止及び改刻に関するもの | 30 | |
学長の選挙に関するもの | 30 | |
本学の沿革記録に関するもので重要なもの | 30 | |
訴訟に関するもの | 30 | |
本学が発行する広報・学報・職員録等(保存用) | 30 | |
法人文書ファイル移管・廃棄簿 | 30 | |
文部科学省からの諸令達・通達及び往復書簡で重要なもの | 10 | |
入学式・卒業式・学位記授与式・退官教授歓送式・その他本学が主催する記念行事に関するもので重要なもの | 10 | |
本学の沿革記録に関するもの | 10 | |
各種委員会の記録に関するもので重要なもの | 10 | |
各種統計調査に関する重要なもの | 10 | |
文書処理に関する表簿 | 5 | |
文部科学省からの諸令達・通達及び往復書簡 | 5 | |
入学式・卒業式・学位記授与式・退官教授歓送式・その他本学が主催する記念行事に関するもの | 5 | |
学長会議・事務局長会議・課長会議等に関するもので重要なもの | 5 | |
教育研究評議会・教員会議の記録に関するもの | 5 | |
経営協議会の記録に関するもの | 5 | |
役員会・運営会議・合同会議の記録に関するもの | 5 | |
各種委員会の記録に関するもの | 5 | |
公印使用簿 | 5 | |
学術講演会の実施に関するもの | 5 | |
各種統計調査に関するもの | 5 | |
文部科学省等への報告等で重要なもの | 5 | |
本学が発行する広報・学報・職員録等に関するもの | 5 | |
後援名義に関するもの | 5 | |
学内通知文書 | 1 | |
陳情、請願に関するもの | 1 | |
学則等規則集 | 常用 | |
法人文書ファイル管理簿 | 常用 | |
週間・月間予定 | 1年未満 | |
学長会議・事務局長会議・課長会議等に関するもの | 1年未満 | |
会議室等の使用に関するもの | 1年未満 | |
文部科学省等への報告等 | 1年未満 | |
職員の名簿、履歴書、出勤簿 | 5 | 学校教育法 |
人事関係文書
文書の類型 | 保存期間(年) | 備考 |
栄典・表彰に関するもの | 10 | |
人事記録文書(非常勤) | 5 | |
財形に関するもの | 5 | |
外国人教師等の雇用等に関するもの | 5 | |
勤務時間報告書 | 7 | |
賃金台帳(職員別給与簿及び出勤簿(写)) | 7 | |
基準給与簿 | 5 | |
口座振込(給与等)に関する文書 | 5(口座振込によらなくなった後) | |
所得税、個人住民税等に関する文書 | 7 | |
労働災害等支給に関する文書 | 5 | |
源泉徴収票控 | 7 | |
研修に関するもの | 3 | |
渡航に関するもの | 3 | |
兼業に関するもの | 3 | |
レクリエーションに関するもの | 1 | |
身分証明書に関するもの | 1(有効期間終了後) | |
服務、任免、給与、災害補償、退職手当、健康安全管理関係等文書 | 人事院が定める期間 | 人事院規則 |
人事評価に関する記録書 | 5 | 内閣府令 |
人事記録・附属書類 | 無期限 | 総理府令 |
施設関係文書
文書の類型 | 保存期間(年) | 備考 |
資産(不動産)台帳 | 無期限 | |
資産(不動産)寄付受入に関する文書 | 30 | |
宿舎現況記録 | 30 | |
土地建物等の取得等に関する文書 | 30 | |
資産(不動産)の承継に関する文書 | 30 | |
宿舎設置計画等に関する文書 | 30 | |
資産監守及び防火に関する文書 | 10 | 計画変更後 |
資産(不動産)の廃止及び不用決定に関する文書 | 10 | |
資産(不動産)の貸付に関する文書 | 10 | |
かしの修補等の請求の際に必要となるもの(設計図書等) | 10 | |
資産台帳 | 7 | |
宿舎使用料に関する文書 | 5 | |
建物の新築及び増改築等に関する文書 | 5 | |
資産(不動産)の使用に関する文書 | 5 | |
資産(不動産)の借入に関する文書 | 5 | |
資産(不動産)の廃止及び不用決定に関する文書 | 5 | |
資産(不動産)関係調査報告に関する文書 | 3 | |
宿舎の入退去に関する文書 | 3 | |
土地建物等管理簿 | 3 | |
工事の設計積算に関するもの | 5 | |
工事請負契約に関するもの(かしの修補等の請求の際に必要となるものを除く。) | 5 | |
設計監理委託に関するもの | 5 | |
工事の施工管理に関するもの(かしの修補等の請求の際に必要となるものを除く。) | 5 | |
競争参加者資格審査に関するもの | 3 | |
工事契約・施工に関する報告に関するもの | 3 | |
施設維持管理に関するもの(定期検査の結果の記録に関するものを除く。) | 1(当該施設廃止後) |
財務会計関係文書
文書の類型 | 保存期間(年) | 備考 |
資産(不動産及び図書を除く。)台帳 | 無期限 | |
資産(不動産及び図書を除く。)の寄附受入に関する文書 | 30 | |
財務諸表 | 30 | |
資金計画書及び収支予算書 | 30 | |
資産(不動産及び図書を除く。)の承継に関する文書 | 30 | |
諸官庁等への届出に関する文書 | 30 | |
その他30年保存の必要があると認められるもの | 30 | |
概算要求に関する文書 | 10 | |
資産(不動産及び図書を除く。)の廃止及び不用決定に関する文書 | 10 | |
資産(不動産及び図書を除く。)の貸付に関する文書 | 10 | |
運営費交付金に関する文書 | 10 | |
国際規制物資の管理に関する文書 | 10 | 総理府令 |
その他10年保存の必要があると認められるもの | 10 | |
会計帳簿(補助帳簿を含む。) | 7 | |
決算書類(財務諸表を除く。) | 7 | |
伝票及び証憑に関する文書 | 7 | |
現金領収証書受払簿 | 7 | |
債権管理簿 | 7 | |
債権発生通知及びこれに関する文書 | 7 | |
物品使用簿 | 7 | |
その他7年保存の必要があると認められるもの | 7 | |
官公需契約実績額等に関する文書 | 5 | |
収入・支出報告書等に関する文書 | 5 | |
予算配分に関する文書 | 5 | |
契約に係る検査に関する文書 | 5 | |
予定価格に関する文書 | 5 | |
寄附金の経理に関する文書 | 5 | |
科学研究費補助金の経理に関する文書 | 5 | |
旅費の請求・精算に関する文書 | 5 | |
契約伺に関する文書 | 5 | |
物品請求に関する文書 | 5 | |
物品の交換に関する文書 | 5 | |
物品の貸与・譲与に関する文書 | 5 | |
開札結果に関する文書 | 5 | |
管理換に関する文書 | 5 | |
機種選定に関する文書 | 5 | |
技術審査に関する文書 | 5 | |
口座振込(旅費、謝金等)に関する文書 | 5 | |
資産(不動産及び図書を除く。)の使用に関する文書 | 5 | |
仕様策定に関する文書 | 5 | |
仕様書案に対する意見招請に関する文書 | 5 | |
経理担当者等の異動に関する文書(引継書を含む。) | 5 | |
監査・検査等に関する文書 | 5 | |
政府調達に係る苦情処理に関する文書 | 5 | |
政府調達の調査・統計に関する文書 | 5 | |
退職所得に関する文書 | 5 | |
資産(不動産及び図書を除く。)の借入に関する文書 | 5 | |
特定調達契約に係る一般競争等に関する記録票 | 5 | |
資産(不動産及び図書を除く。)の廃止及び不用決定に関する文書 | 5 | |
亡失・損傷等に係る文書 | 5 | |
毒劇物等の管理に関する文書 | 5 | |
金融機関との取引に関する文書 | 5 | |
その他5年保存の必要があると認められるもの | 5 | |
消費税に係る報告書に関する文書 | 3 | |
資産(不動産及び図書を除く。)関係調査報告に関する文書 | 3 | |
その他3年保存の必要があると認められるもの | 3 | |
政府調達に関する官報掲載に関する文書 | 1 | |
その他1年保存の必要があると認められるもの | 1 |
教務関係文書
文書の類型 | 保存期間(年) | 備考 |
学籍簿 | 無期限 | |
卒業証明書発行台帳及び修了証書発行台帳 | 無期限 | |
学位授与に関するもの | 無期限 | |
学校図書館司書講習成績評価票 | 無期限 | |
学生の懲戒等身分の異動に関するもので重要なもの | 30 | |
教員免許状更新講習評定結果 | 12 | |
学生の懲戒等身分の異動に関する文書 | 10 | |
日本学生支援機構及びその他育英団体の奨学金に関するもので重要なもの | 10 | |
日本学生支援機構及びその他育英団体の奨学金に関するもの | 5 | |
学生寄宿舎等の学生の入退寮に関するもの | 5 | |
入学料、授業料等の免除に関するもの | 5 | |
健康診断表、学生相談記録等学生及び職員の健康管理に関するもの | 5 | |
学生の就職先に関するもので重要なもの | 5 | |
学生証等各種証明書発行に関するもので重要なもの | 5 | |
学生団体に関するもの | 5 | |
課外教育の実施に関するもの | 5 | |
学生教育研究災害傷害保険に関するもの | 5 | |
入学手続書類 | 5 | |
定期試験に関するもの | 5 | |
シラバス | 5 | |
保育士養成コース授業出席関係文書 | 5 | |
学校図書館司書講習に関するもの | 5 | |
教員免許状更新講習に関するもの | 5 | |
免許法認定講習に関するもの | 5 | |
入学者の選抜及び成績考査に関するもの | 5 | |
臨床心理・教育相談室の相談に関するもの | 3 | |
学生の就職先に関するもの | 3 | |
学生証等各種証明書発行に関するもの | 3 | |
休講に関するもの | 3 | |
非常勤講師に関するもの | 3 | |
福利厚生施設の利用に関するもの | 3 |
図書館関係文書
文書の類型 | 保存期間(年) | 備考 |
蔵書目録 | 常用 | |
蔵書統計 | 10 | |
利用統計 | 10 | |
貴重図書に係る基準等の決裁文書 | 10 | |
資料の収集及び整理に係る基準等の決裁文書 | 10 | |
資料の受入及び除籍に係る基準等の決裁文書 | 10 | |
資料の寄贈及び交換に係る基準等の決裁文書 | 10 | |
資料の閲覧及び貸出に係る基準等の決裁文書 | 10 | |
参考業務に係る基準等の決裁文書 | 10 | |
他機関との相互利用に関する決裁文書 | 5 | |
資料の除籍に関する決裁文書 | 5 | |
資料の購入に関する決裁文書 | 5 | |
資料の寄贈及び交換に関する決裁文書 | 5 | |
資料の製本及び修理に関する決裁文書 | 5 | |
整理業務に関する決裁文書 | 3 | |
閲覧業務に関する決裁文書 | 3 | |
貸出業務に関する決裁文書 | 3 | |
資料の利用に関する決裁文書 | 3 | |
文献複写に関する決裁文書 | 3 | |
図書館広報誌等の作成に係る決裁文書 | 3 | |
図書館の利用に関する決裁文書 | 1 | |
図書館利用者名簿 | 1 |
研究助成関係文書
文書の類型 | 保存期間(年) | 備考 |
遺伝子治療臨床研究の審査等に関するもの | 5 | |
組換えDNA実験の審査等に関するもの | 5 | |
クローン研究の審査等に関するもの | 5 | |
科学研究費補助金の申請等に関するもの | 5 |
研究協力関係文書
文書の類型 | 保存期間(年) | 備考 |
特許等(出願を含む。)に関するもの | 30 | |
民間等との共同研究申込書 | 5 | |
受託研究申込書 | 5 | |
受託研究員申請書 | 5 | |
奨学寄附金申込書 | 5 | |
民間等との共同研究、受託研究、受託事業、受託研究員、奨学寄附金の受入審査に関するもの | 5 | |
受託研究の実績報告に関するもの | 5 | |
研究開発システムの改革の推進等による研究開発能力の強化及び研究開発等の効率的推進等に関する法律第36条第2項に基づく国有敷地の廉価使用認定申請に関するもの | 5 | |
共同試験研究促進税制の証明に関するもの | 5 | |
安全保障輸出管理に関するもの | 7 |
附属学校関係文書
文書の類型 | 保存期間(年) | 備考 | |
管理運営関係 | 学校沿革誌 | 無期限 | |
学校要覧 | 5年 | ||
会議関係 | 職員会議資料 | 3 | |
職員会議録 | 3 | ||
行事関係 | 運動会(体育祭)・文化祭関係文書 | 3 | |
修学旅行等関係文書 | 3 | ||
日誌類 | 学校・教務・日番日誌 | 5 | 学校教育法 |
日直・学級日誌 | 1 | ||
施錠日誌 | 1 | ||
教務関係 | 時間割 | 5 | 学校教育法 |
日課表 | 5 | 学校教育法 | |
使用教室一覧 | 3 | ||
教科担任・学級担任一覧・校務分掌表 | 5 | 学校教育法 | |
年間指導計画 | 3 | ||
児童・生徒名簿、写真 | 在学中 | ||
成績一覧表 | 3 | ||
児童・生徒作品(作文) | 随時返却 | ||
学校通信・学年通信 | 1 | ||
家庭環境調査表 | 1 | ||
学校参観依頼(簿) | 1 | ||
教科用図書配当表(教科書採択・無償給与関係文書) | 5 | 学校教育法施行規則 | |
教科別指導資料等(実験手順書・しおり等) | 1 | ||
生徒指導関係 | 生活指導に関する文書 | 1 | |
生活指導に関する文書(特に重要なもの) | 10 | ||
学籍関係 | 卒業証書・修了台帳 | 無期限 | |
指導要録(学籍に関する記録)及びその写 | 20 | 学校教育法 | |
指導要録(指導に関する記録)及びその写 | 5 | 学校教育法 | |
指導要録抄本 | 5 | ||
出席簿 | 5 | 学校教育法 | |
入学者台帳 | 5 | ||
入試関係 | 調査書 | 在学中 | |
報告書 | 5 | ||
誓約書 | 在学中 | ||
成績証明書 | 5 | ||
帰国生相談記録 | 在学中 | ||
帰国生身上調書 | 在学中 | ||
合否判定会議資料 | 在学中 | ||
連絡進学資料 | 在学中 | ||
入試(発育調査)問題 | 5 | ||
入試結果一覧表 | 3 | ||
入試説明会資料 | 3 | ||
進路指導関係 | 卒業生進路先一覧 | 3 | |
進路指導資料 | 3 | ||
教育実習関係 | 教育実習要項 | 1 | |
教育実習成績原票 | 1 | ||
学生調査票 | 1 | ||
教育実習生名簿 | 1 | ||
教育実習運営諸資料 | 1 | ||
研究関係 | 研究会資料 | 3 | |
研究会記録 | 3 | ||
研究発表会開催資料 | 3 | ||
保健関係 | 職員健康診断票 | 5 | |
児童・生徒健康診断票 | 5 | 学校教育法施行規則 | |
保健日誌 | 5 | ||
保健関係文書 | 3 | ||
病欠記録表 | 5 | ||
学校医(歯科医・薬剤師)執務記録 | 5 | 学校教育法 | |
独立行政法人日本スポーツ振興センター関係文書 | 5 | ||
プール日誌・プールの記録 | 5 | ||
統計関係 | 法定統計資料 | 法令の定めによる | |
発達支援相談室関係 | 相談に関する文書 | 3 | |
給付関連 | 特別支援教育就学奨励費交付金及び高等学校等就学支援金に関する文書 | 5 | |
教育・研究関係文書(教員保有)
文書の類型 | 保存期間(年) | 備考 | |
学部・学科・講座等の管理・運営関係文書 | 講座会議関連文書 | 5 | |
教員選考関係書類 | 5 | ||
実験機器利用記録 | 5 | ||
毒劇物受払簿 | 5 | ||
教育関係文書 | 単位認定に関わる試験問題・答案等 | 1年未満 | |
卒業論文、修士論文 | 5 | ||
論文審査関係文書(審査基準) | 5 | ||
入試採点基準(筆記、口述)(推薦入学、編入学試験、大学院入試) | 5 | ||
指導学生の身上書 | 5 | ||
就職関係資料(求人リスト) | 5 | ||
口述試験評価メモ、打合せメモ | 5 | ||
研究関係文書 | 各種研究助成金に関する申請書 | 5 | |
外部機関に提出した報告書 | 5 | ||
(注) 備考欄に法令等名のあるものは、その法令等により保存期間が定められている行政文書である。
様式第3号(第7条第1項関係) 削除
