○国立大学法人福島大学附属特別支援学校が行う高等学校等就学支援金の支給に係る個人番号関係事務における特定個人情報等取扱要項
平成31年3月28日
第1章 総論
(趣旨)
第1条 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)に基づき、国立大学法人福島大学附属特別支援学校(以下「特別支援学校」という。)が行う高等学校等就学支援金の支給に係る個人番号関係事務において取扱う個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いを確保するため、国立大学法人福島大学個人情報保護管理規則(平成17年4月1日制定。以下「保護管理規則」という。)及び国立大学法人福島大学特定個人情報取扱細則(平成27年11月24日制定。以下「取扱細則」という。)において定めるもののほか、この取扱要項を定め、下記のとおり個人番号関係事務を行うこととする。
一 申請者等
高等学校等就学支援金の支給に関する法律(平成22年法律第18号。以下「法」という。)第4条に基づき、高等学校等就学支援金(以下「就学支援金」という。)の受給資格の認定を申請する生徒又は学生並びに受給権者の総称をいう。
二 保護者等
学校教育法(昭和22年法律第26号)第16条に規定する保護者その他申請者の就学に要する経費を負担すべき者として、高等学校等就学支援金の支給に関する法律施行令(平成22年政令第112号。)第1条第1項で定める者をいう。
三 課税証明書等
高等学校等就学支援金の支給に関する法律施行規則(平成22年文部科学省令第13号。以下「規則」という。)第3条第1項に規定する課税証明書等で、保護者等の収入状況を明らかにすることのできる書類をいう。
四 マイナンバーに対応した高等学校等就学支援金事務処理システム
次号に規定する個人番号関係事務について、申請から認定までの作業を行う機能を備えた事務処理用ウェブアプリケーション(以下「事務処理システム」という。)と、特定個人情報の照会を行う中間サーバー等(以下「個人番号システム」という。)からなるシステム一式をいう。この場合において、事務処理システムと、特定個人情報を扱う個人番号システムのネットワークは物理的に分離されていなければならない。
五 事務処理システム
申請、支給可否の判定及び支給額の算出を行う機能並びに就学支援金の支給状況の記録等を有するシステムをいう。情報連携により照会した税額情報を記録することによって支給可否の判定及び支給額の算出を行う。なお、学校においては事務処理システムでは個人番号は扱わない。
六 申請書等
申請者等が就学支援金の受給資格の認定を受けるために提出する書類一式であり、規則に基づく申請様式又は届出様式と、個人番号カード(写)貼付台紙及び身元確認書類、又は課税証明書等が含まれる。ただし、インターネット経由での電子申請を行った場合は申請様式の提出は不要とする。
七 個人番号登録ツール
申請者等から提出された特定個人情報を転記するエクセルマクロツールをいう。
(個人番号関係事務の範囲)
第3条 特別支援学校が行う就学支援金の支給に係る個人番号関係事務は、法の規定により、申請者等から特定個人情報等の提供を受け、当該特定個人情報等が入力された電子データを作成し、それらを文部科学省へ提供する範囲において行う。
一 特別支援学校が、番号法別表第一91の項の下欄に掲げる事務処理に関して、申請者等から法第4条の規定に基づき提出を受けた申請書に添付された次の書類のうち個人番号が記載されたもの
イ 個人番号カード(写)貼付台紙
ロ 個人番号カード又は通知カード等の番号確認書類(以下「個人番号カード等」という。)の写しが貼付されたもの
二 番号法別表第二113の項の第2欄に掲げる事務処理に関して、特別支援学校が申請書等に基づき必要事項を転記した次の電磁的記録媒体のうち個人番号が含まれるもの
イ 個人番号登録ツール
ロ 宛名新規発番依頼ファイル
(特定個人情報等取扱者の指定)
第5条 保護管理規則第3条第3項に規定する保護管理者(以下「保護管理者」という。)は、第3条に規定する個人番号関係事務に従事する者を指定(取扱細則第4条及び第5条に規定する事務取扱担当者、以下「事務取扱担当者」という。)の上、特定個人情報等取扱係等指定簿(様式1)(以下「様式1」という。)に記載し、様式1を保護管理規則第3条第2項に規定する総括保護管理者(以下「総括保護管理者」という。)に提出しなければならない。
一 取得する段階
二 利用する段階
三 保存する段階
四 提供する段階
五 廃棄又は削除する段階
(法令等の遵守)
第7条 特別支援学校の職員は、この取扱要項に個別に定める事項のほかは、次の各号掲げる法令等を遵守しなければならない。
一 番号法
二 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)
三 ガイドライン
四 保護管理規則
五 取扱細則
六 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行規則に基づく国税関係手続に係る個人番号利用事務実施者が適当と認める書類等を定める件(平成27年国税庁告示第2号)
七 国立大学法人福島大学文書管理規則(平成23年3月29日制定)
第2章 個人番号関係事務における特定個人情報等の取扱い
(取得する段階の取扱い)
第8条 第6条第1号に規定する取得する段階の取扱いは、次のとおり行う。
一 個人番号の提供の求め
事務取扱担当者は、第3条に規定する事務を処理するために必要があるときは、申請者等に対し、利用目的をあらかじめ明示した上で、個人番号の提供を求めるものとする。この場合においての「明示」の方法は、利用目的を記載した書類の提示(電子メールによる送信等の提示を含む。)の方法等によることとする。
二 本人確認(申請者等本人の個人番号を提出する場合)
イ 個人番号提出者の身元確認
(1) 申請者等が申請書等を特別支援学校へ持参した場合
事務取扱担当者は、原則として、個人番号カード、運転免許証、旅券、当該高等学校等で発行した本人の写真の表示のある学生証等(以下「身元確認書類」という。)により、申請者等の身元確認を行うものとする。ただし、申請者等本人に相違ないことが明らかに判断できる者又は以前に身元確認を行った申請者等については、事務取扱担当者が申請者等を知覚し、特別支援学校に所属する申請者等であることを認識することにより身元確認を行うことができる。
(2) 申請書等が郵送で提出された場合
事務取扱担当者は、申請者等が添付した本人の身元確認書類の写しにより、身元確認を行うものとする。
ロ 番号確認
事務取扱担当者は、申請者等に対して、個人番号カード等の写しの提出を求め、番号確認を行うものとする。この場合において、提出を受けた個人番号情報が一致しないときは、事務取扱担当者は、申請者等に対し、再度個人番号カード等の提示又は写しの提出を求めることにより、番号確認を行うものとする。
三 本人確認(申請者等の保護者等の個人番号を提出する場合)
イ 個人番号提出者の身元確認
(1) 申請者等が申請書等を学校へ持参した場合
申請者等である生徒又は学生は、番号法第2条第13項に規定する個人番号関係事務実施者として、保護者等の身元確認を行うこととなるため、事務取扱担当者は、当該保護者等の身元確認を要しない。
(2) 申請書等が郵送で提出された場合
事務取扱担当者は、申請者等が添付した保護者等の身元確認書類の写しにより、身元確認を行うものとする。
(3) 申請者等の保護者等が申請書等を学校へ持参した場合
事務取扱担当者は、当該保護者等に身元確認書類の提示を求め、身元確認を行う。ただし、当該保護者等の一方の身元確認書類の提示又は当該書類の写しの提出がない場合は、当該保護者等のもう一方が個人番号関係事務実施者として当該保護者等の一方を知覚し、認識することにより身元確認を行うことができる。
ロ 番号確認
事務取扱担当者は、申請者等又は保護者等に対して、当該保護者等の個人番号カード等の写しの提出を求め、番号確認を行うものとする。この場合において、提出を受けた個人番号情報が一致しないときは、事務取扱担当者は、申請者等に対し、再度個人番号カード等の提示又は写しの提出を求めることにより、番号確認を行うものとする。
四 受領方法
事務取扱担当者が、申請者等又は保護者等から特定個人情報等の提供を受ける場合は、対面又は郵送によるものとする。この場合において、郵送により特定個人情報等を受領する場合には、差出人に対して、書留等の追跡可能な移送手段の利用を推奨し、宛先を周知する。
五 特定個人情報等管理簿への記載
特定個人情報等を受領した際は、受領年月日、受領者の氏名、その他必要な事項を特定個人情報等管理簿(様式2)(以下「様式2」という。)記載するものとする。
(利用する段階の取扱い)
第9条 第6条第2号に規定する利用する段階の取扱いは、次のとおり行う。
一 利用の制限
事務取扱担当者は、第3条に規定する事務について特定個人情報等を利用するものとする。この場合において、高等学校等就学支援金の支給に係る個人番号関係事務を行うために提供を受けた特定個人情報等は、次に掲げる当該個人番号関係事務以外の事務において利用してはならない。
イ 申請・届出事務
事務処理システムから、申請者等の学校名、ログインID、生徒氏名(ふりがな)、学年、保護者等の保護者等ID、氏名(フリガナ)、生年月日が記載された宛名新規発番依頼ファイルを出力し、個人番号登録ツールへ読み込ませた後、当該個人番号登録ツール上で個人番号カード(写)貼付台紙に記載された保護者等の個人番号情報を転記する。その後、個人番号登録ツール及び個人番号登録ツールから出力した宛名新規発番依頼ファイルの電子データをCD―R等の電磁的記録媒体に保存する。
二 複製等の制限
保護管理者は、事務取扱担当者が第3条に規定する事務を遂行するために特定個人情報等を取扱う場合であっても、特定個人情報等の複製、送信又は特定個人情報等が記録されている電磁的記録媒体の外部への送付若しくは持出し等を行うことができる場合を限定する。この場合において事務取扱担当者は、特定個人情報等の取扱いに際して、保護管理者の指示に従わなければならない。
三 第三者の閲覧防止
事務取扱担当者は、事務取扱担当者以外の者により特定個人情報等が覗き見られることを防止するため、適当な作業スペースの確保、間仕切りの設置等の措置が講じられた区域(取扱区域)内において、個人番号関係事務を行うものとする。
(保存する段階の取扱い)
第10条 第6条第3号に規定する保存する段階の取扱いは、次のとおり行う。
一 特定個人情報ファイルの作成
事務取扱担当者は、取得した個人番号について、個人番号関係事務を行う必要が生じたときに円滑に利用できる形で管理するものとする。この場合において、事務取扱担当者は、個人番号登録ツールの業務マニュアルに定める手順に従って個人番号登録ツールに個人番号情報を転記し、保護管理者の確認を受けた上で、特定個人情報ファイルとして管理するものとする。
二 特定個人情報ファイルの保存場所及び管理方法
三 安全管理措置
イ 文書書類として保有する特定個人情報ファイル
文書書類として保有する特定個人情報ファイルについては、当該特定個人情報ファイルの内容、簿冊数等を明瞭かつ正確に管理するため、簿冊の背表紙に名称(内容)及び番号を振る等の措置を講じるものとする。
ロ 電磁的記録媒体に記録する特定個人情報ファイル
電磁的記録媒体に記録する特定個人情報ファイルについては、当該特定個人情報ファイルの内容、ファイル数を明瞭かつ正確に管理するため、ファイル名に名称(内容)及び番号を振る等の措置を講じるものとする。また、特定個人情報ファイルを保存するときには、英大文字小文字+数字+記号を複雑に組み合わせた10桁以上のパスワードを設定し、当該パスワードの読取防止等の措置を講ずるものとする。
四 特定個人情報ファイル管理簿の作成及び取扱状況の記録
保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱いの状況を確認する手段として、様式2に当該特定個人情報等の利用(入力・修正・閲覧・確認等)、保管、提供及び廃棄等の取扱いの状況について記録(以下「当該記録」という。)し、次に掲げる方法により文部科学省へ当該記録を提出するとともに、必要に応じ特別支援学校において適切に保管するものとする。この場合において、当該記録には、個人番号情報を記録してはならない。
イ 当該記録は、廃棄以外の記録を取り、文部科学省へ第4条に規定する書類及び電子データを提供する際に別途電子メールにて送付するものとする。
(提供する段階の取扱い)
第11条 第6条第4号に規定する提供する段階の取扱いは、次のとおり行う。
一 責任者の確認
事務取扱担当者は、第3条に規定する事務に係る書類等を当該事務で定められた提出先に提出するときは、保護管理者の確認を受けるものとする。
二 提供の方法
事務取扱担当者は、第3条に規定する事務に係る書類等を当該事務で定められた提出先に提出するに当たっては、当該書類等に応じ、次に掲げる方法によるものとする。
イ 第4条第1号に規定する書類 原本を送付。
三 事務取扱担当者は、前号の書類等の提出にあたっては、紛失等を防止する措置が講じられた次に掲げるいずれかの方法を用いるものとする。
イ 郵送する場合
到着予定日等について事前に文部科学省の事務取扱担当者へ連絡するとともに、受領した事実を証明可能であり、かつ、配送中の紛失等が生じた場合の責任の所在が明確となる方法(書留等)により、文部科学省の事務取扱担当者が指定する宛先へ送付するものとする。
ロ 持参する場合
持参日時について事前に文部科学省の事務取扱担当者へ連絡するとともに、特定個人情報等が記載された書類等については、封緘、目隠しシールの貼付等を行い、かつ、施錠可能な搬送容器を使用し、文部科学省の事務取扱担当者へ直接手渡すものとする。
四 提供の記録
(廃棄又は削除する段階)
第12条 第6条第5号に規定する廃棄又は削除する段階の取扱いは、次のとおり行う。
一 特定個人情報ファイルの廃棄及び削除の時期
事務取扱担当者は、第3条に規定する事務のうち、個人番号登録ツール及び宛名新規発番依頼ファイルの電子データ並びに個人番号カード(写)貼付台紙については、文部科学省において受領したことを双方で確認できた段階で、個人番号登録ツール及びその作成のために保存した文書及び電子データをすみやかに復元できない方法で廃棄又は削除するものとする。
二 廃棄及び削除の方法
事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルについて、溶解、電磁的記録媒体等の破壊等の復元できない方法により適切に廃棄又は削除するものとする。
三 廃棄及び削除の記録
事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルを廃棄又は削除したときは、当該特定個人情報ファイルの名称、責任者及び役職、廃棄した件数及び内容の記録を様式2に記載し、保護管理者の確認を受けるものとする。
四 廃棄の委託
事務取扱担当者は、廃棄を委託した場合は委託先による廃棄を証明する記録等を受領した上で様式2に記載し、保護管理者の確認を受けるものとする。この場合において、当該廃棄等の記録には、個人番号情報は記録しないものとする。
第3章 その他
(安全確保上の問題への対応)
第13条 「特定個人情報の漏えいその他の特定個人情報の安全の確保に係る重大な事態の報告に関する規則」(平成27年特定個人情報保護委員会規則第5号)第2条に規定する個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして個人情報保護委員会規則で定めるものに該当する事案については、重大事態に該当する事案又はそのおそれを認識した時点で、直ちにその旨を個人情報保護委員会に報告するものとする。
2 その他、事実関係の調査・原因の究明、被害の拡大防止、申請者等への連絡、事実関係・再発防止策等の公表などについては、保護管理規則第53条及び第54条に規定に準じ、適切に対応することとする。
附則
この要項は、平成31年4月1日から施行する。
附則
この要項は、令和4年4月1日から施行する。
附則
この要項は、令和4年6月6日から施行し、令和4年4月1日から適用する。
附則
この要項は、令和4年8月30日から施行する。