○国立大学法人福島大学特定個人情報取扱細則
平成27年11月24日
(趣旨)
第1条 この細則は、国立大学法人福島大学(以下「本学」という。)における特定個人情報の取扱について、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この細則において「個人番号」、「本人」、「特定個人情報」、「特定個人情報ファイル」及び「個人番号利用事務等」とは、国立大学法人福島大学個人情報保護管理規則(平成17年4月1日制定。以下「保護管理規則」という。)第2条に定めるところによる。
2 この細則において「保護管理者」とは保護管理規則第3条第3項に規定するものをいい、「取扱区域」とは保護管理規則第22条に規定するものをいう。
3 この細則において「職員等」とは、本学の教職員、その他本学が次条第1項に規定する事務を遂行するため本学に個人番号を提供することとなる者をいい、本人の代理人も含む。
4 この細則において「個人番号カード」とは、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第7項に規定するものをいう。
(特定個人情報の利用目的)
第3条 本学が職員等から提供を受ける個人番号は、次に掲げる個人番号利用事務等のために利用し、法令で定める場合を除き、他の目的のために利用してはならない。
一 所得税法(昭和40年法律第33号)に基づき本学が行う源泉徴収に関する事務
二 地方税法(昭和25年法律第226号)に基づき本学が行う個人住民税に関する事務
三 雇用保険法(昭和49年法律第116号)に基づき本学が行う雇用保険に関する事務
四 国家公務員共済組合法(昭和33年法律第128号)、健康保険法(大正11年法律第70号)又は厚生年金保険法(昭和29年法律第115号)に基づき本学が行う社会保険に関する事務
五 財形貯蓄の申請等の事務
六 所得税法に基づき本学が行う不動産支払調書に関する事務
七 高等学校等就学支援金の支給に関する法律(平成22年法律第18号)に基づき本学が行う就学支援金の支給に関する事務
2 職員等は、前項の目的のため本学に提供した個人番号に変更があった場合、本学に対し、速やかにその旨を申し出なければならない。
(個人番号の提供の求め)
第4条 本学において個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)は、職員等から個人番号の提供を受けるにあたり、法令に定める書類により個人番号を確認するものとする。
2 事務取扱担当者は、職員等から個人番号の提供を受けるにあたり、提供を受けた個人番号が本人のものであるかを確認するものとする。ただし、当該提供をする者と本学の間に雇用関係があるなど、本人であることが明らかである場合及び前項の確認に用いた書類が個人番号カードである場合は、この限りでない。
3 事務取扱担当者は、前項の確認を行うため本学が発行する顔写真付きの職員証若しくは学生証を用いることができる。
4 事務取扱担当者は、前条第1項に掲げる目的以外のために個人番号の提供を受けてはならない。
(特定個人情報等の事務取扱)
第5条 事務取扱担当者の役割及び取り扱う特定個人情報等の範囲は別表のとおりとする。
2 保護管理者は、取扱区域について、壁又は仕切りの設置、人の往来が少ない場所への座席配置その他特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等を防止するために必要な措置を講ずるものとする。
(特定個人情報等の運用・取扱状況の記録)
第6条 保護管理者は、保護管理規則第21条第2項に基づく特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況についての記録は、次の各号に掲げるものについて行うものとする。
一 特定個人情報ファイルの名称
二 個人番号利用事務等を実施する課・室の名称
三 利用目的
四 削除・廃棄状況
五 アクセス権を有する者
六 特定個人情報ファイルの利用・出力状況
七 書類・媒体等の持出し
八 特定個人情報ファイルの削除・廃棄
九 削除・廃棄を委託した場合の証明
十 特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合、ログイン実績及びアクセスログ等事務取扱担当者の情報システムの利用状況
(特定個人情報等の廃棄)
第7条 保護管理者は、保有する特定個人情報等について、法令で定める保存期間が経過した場合には速やかに、復元又は判読が不可能な方法により当該特定個人情報等の消去又は廃棄を行う。
2 保護管理者は、取扱う特定個人情報等について、保存期間に法令の定めがない場合においても、その内容に応じて適切な保存期間を設定し、当該保存期間が経過した場合には、前項と同様の措置を行う。
(業務の委託等)
第8条 個人番号利用事務等の全部又は一部を外部に委託する場合には、保護管理規則第41条第1項各号に掲げるもののほか、契約書に、次に掲げる事項を明記するものとする。
一 従業者に対する監督・教育に関する事項
二 契約内容の遵守状況についての報告に関する事項
(雑則)
第9条 この細則に定めるもののほか、特定個人情報の取扱に関して必要な事項は、学長が定める。
附則
この細則は、平成27年12月1日から施行する。
附則
この細則は、平成31年4月1日から施行する。
附則
この細則は、令和4年4月1日から施行する。
附則
この細則は、令和4年8月30日から施行する。
別表(第5条関係)
個人番号利用事務等 | 特定個人情報等の範囲 | 取扱区域 | 事務取扱担当者 |
所得税法に基づき本学が行う源泉徴収に関する事務 | 職員等の個人番号、氏名、生年月日その他源泉徴収票記載事項 | 人事課 | 保護管理者が指定する人事課員 |
財務課(謝金に係るもの) | 保護管理者が指定する財務課員 | ||
地方税法に基づき本学が行う個人住民税に関する事務 | 職員等の個人番号、氏名、生年月日その他申告書記載事項 | 人事課 | 保護管理者が指定する人事課員 |
雇用保険法に基づき本学が行う雇用保険に関する事務 | 職員等の個人番号、氏名、生年月日その他届出書記載事項 | 人事課 | 保護管理者が指定する人事課員 |
国家公務員共済組合法、健康保険法又は厚生年金保険法に基づき本学が行う社会保険に関する事務 | 職員等の個人番号、氏名、生年月日その他届出書記載事項 | 人事課 | 保護管理者が指定する人事課員 |
財形貯蓄の申請等の事務 | 職員等の個人番号、氏名、生年月日その他申告書記載事項 | 人事課 | 保護管理者が指定する人事課員 |
所得税法に基づき本学が行う不動産支払調書に関する事務 | 職員等の個人番号、氏名、生年月日その他不動産支払調書記載事項 | 施設課(個人番号の取得) | 保護管理者が指定する施設課員 |
財務課(調書の作成) | 保護管理者が指定する財務課員 | ||
高等学校等就学支援金の支給に関する法律に基づき本学が行う就学支援金の支給に関する事務 | 職員等の個人番号、氏名、生年月日その他申請書記載事項 | 附属特別支援学校 | 保護管理者が指名する附属学校園支援室員 |