法における「個人情報」とは、「生存する個人に関する情報」であって、「①当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別できるもの(他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む。)」、「②個人識別符号が含まれるもの」のいずれかに該当するもの(法第2条第1項)をいい、「保有個人情報」とは、「役員又は職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、当該独立行政法人等の役員又は職員が組織的に利用するものとして、当該独立行政法人等が保有しているもの(但し、「法人文書」に記載されているものに限る。)」(法第60条第1項)をいう。

教員が保有する個人情報の取扱いの原則

学生や教員等に関する個人情報は、当該情報を教員が保有している限り教員個々人の責任において、目的外使用の禁止、漏洩の防止等、本学の個人情報保護管理規則に沿った適切な取扱いを行うものとする。そのための具体的な措置は以下のとおりである。

Ⅰ　学生に関する個人情報

1．担当事務から提供(会議資料等を含む)されたもの

(1)　対象

①成績に関する帳票及びデータ等、②卒業(進級)判定資料及び懲戒関係資料、③就職関係資料、④その他

(2)　具体的措置

1)　指導学生が卒業またはゼミを移籍した場合、各種選考(成績優秀者表彰、専攻や研究室所属の決定等)が終了した場合、あるいは会議における審議が終了した場合等により保有する必要が無くなった時点で、担当事務に速やかに返却する。

2)　返却するにあたっては事後の利用のため等による写しはとらず、必要な場合は、事務が保管する原本を利用する。

2．学生に提出を義務付けているもの

(1)　対象

①卒業研究(論文)、②試験答案、③学生レポート、④その他

(2)　具体的措置

1)　保管期間(5年間※単位認定に関わる試験問題・答案等は「1年未満」)を経過する等により保有する必要が無くなった時点で、教員個々人の責任で処分するか、または個人情報保護管理者の下で統一的処分を行う。ただし、単位認定に関わる試験問題・答案等については、文書管理者(各学類長、センター長)が認めた場合に限り、当該年度中に学生へ返却することが可能。(福島大学文書管理規則第14条第4項)

2)　保管場所(研究室又は特定場所)を明確にしておかなければならない。

3)　教育指導の必要上、卒業研究(論文)を後輩へ参照論文として提供する場合等は、あらかじめ学生本人の同意を得ておく。

4)　修士・博士論文については、本学の附属図書館において公開しているため、特別の管理義務は不要とする。

3．学生指導等のために教員が作成したもの

(1)　対象

①成績記録等、②成績記入済み履修者名簿及び成績報告書の写し(教員保存用)、③人物証明書(写し)、④その他

(2)　具体的措置

1)　学生からの不服申立てへの対応や既卒者の推薦書作成等の目的に限定して保有する。

2)　5年間を限度とした保有を目安とする。

4．教員個人で収集・入手したもの

(1)　対象

①指導するゼミ生名簿(住所、電話番号、メールアドレス、帰省先等)、②卒業したゼミ生情報(就職先等)、③学生と交信した電子メール・手紙等、④その他

(2)　具体的措置

1)　①及び②について、学生を含む第三者に情報を提供する場合は、あらかじめ学生本人の同意を得ておく。

Ⅱ　教員に関する個人情報

1．人事に関するもの

(1)　対象

①新規採用選考資料、②昇任選考資料

(2)　具体的措置

1)　選考会議(作業)終了後は、担当事務に返却する。

2)　教員会議全体及び選考委員会等に応じて、公開する情報の範囲を限定する。

3)　非常勤講師採用についても同様の取扱いとする。

2．兼業に関するもの

(1)　対象

兼業関係資料

(2)　具体的措置

教員会議における確認終了後は、担当事務に返却する。

3．各種委員会に関するもの

(1)　対象

委員名簿

(2)　具体的措置

それぞれの委員会の指示に従うものとする。

Ⅲ　その他の個人情報

1．学生団体が作った名簿等(合宿オリエンテーション用等)については、教員個々人の責任において保管するとともに、学生に対しても個人情報の取扱いを指導する。

2．パソコン(携帯電話、スマートフォン、タブレットPC等を含む。)内の個人情報については、パソコン自体の保管・管理(廃棄を含む。)とともに、本ガイドラインが記す主旨に沿って、データの漏洩を防ぐ措置を教員個々人の責任において行う。

3．非常勤講師及び退職・転出教員の場合、保管責任は担当事務となるが、その他は同様に扱うものとする。

本ガイドラインに関するお問い合わせは、総務課(s－soumu＠adb.fukushima－u.ac.jp)までお寄せください。